E-Rechnungspflicht 2027: Was Unternehmen jetzt vorbereiten
Die Einführung der elektronischen Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen erfolgt in Stufen. Seit 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ab 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet, für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen auszustellen. Ab 1. Januar 2028 gilt diese Pflicht für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.
Was eine E-Rechnung ist – und was nicht
Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland sind das vor allem die XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML). Eine PDF-Datei per E-Mail ohne strukturierten Datensatz gilt ab 2027 nicht mehr als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“, die nur noch mit Zustimmung des Empfängers und nur bis zum Ablauf der Übergangsfristen zulässig ist.
Worauf das Bundesfinanzministerium hinweist
Mit Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat das Bundesfinanzministerium Einzelheiten geklärt. Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil der Rechnung stehen; ein Bildanteil im PDF genügt nicht. Das Ministerium unterscheidet Formatfehler, Verstöße gegen Geschäftsregeln und inhaltliche Fehler. Formatfehler können dazu führen, dass keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt und der Vorsteuerabzug gefährdet ist. E-Rechnungen sind im Originalformat aufzubewahren; ein Ausdruck oder eine Umwandlung in PDF reicht nicht.
Warum das mehr als ein Softwareupdate ist
Für viele kleine Betriebe ist die E-Rechnung der erste Anlass, Rechnungsstellung, Freigabe und Archivierung insgesamt zu betrachten. Wer Eingangsrechnungen strukturiert erhält, kann sie automatisch auslesen und verbuchen; wer Ausgangsrechnungen strukturiert erzeugt, braucht saubere Stammdaten. Der Aufwand ist überschaubar, wenn er rechtzeitig eingeplant wird, und erheblich, wenn er im Dezember 2026 beginnt.
Was Sie jetzt tun sollten
- Prüfen Sie, ob Ihr Umsatz 2026 über 800.000 Euro liegt. Dann gilt die Pflicht für Sie ab 1. Januar 2027.
- Klären Sie mit Ihrem Softwareanbieter, ob XRechnung oder ZUGFeRD 2.x erzeugt und vor Versand validiert werden kann.
- Stellen Sie die Archivierung im Originalformat sicher und stimmen Sie den Prozess mit Ihrer Steuerberatung ab.
- Informieren Sie Ihre Kunden und Lieferanten, über welchen Kanal Sie E-Rechnungen senden und empfangen.
