Prozessumsetzung
Die Pflicht als Anlass: E-Rechnung
Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Ab 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz verpflichtet, E-Rechnungen im B2B-Geschäft auch auszustellen; ab 1. Januar 2028 gilt das für alle. Zulässig sind strukturierte Formate nach der Norm EN 16931, in der Praxis XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist dann keine E-Rechnung mehr. Das Bundesfinanzministerium hat im Oktober 2025 präzisiert, dass die Pflichtangaben im strukturierten Teil der Rechnung stehen müssen und Formatfehler den Vorsteuerabzug gefährden können. Für viele Betriebe ist das der konkrete Anlass, die Rechnungsprozesse insgesamt anzusehen.
// Fristen
Der Fahrplan zur E-Rechnung
Die Empfangspflicht gilt bereits für alle. Entscheidend ist jetzt, wann Sie selbst ausstellen müssen.
01.01.2025
Empfangen
Alle Unternehmen in Deutschland müssen elektronische Rechnungen empfangen können. Ohne Übergangsfrist, ohne Umsatzgrenze.
01.01.2027
Ausstellen ab 800.000 €
Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz gemacht hat, muss im B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen.
01.01.2028
Ausstellen für alle
Die Ausstellungspflicht gilt unabhängig vom Umsatz für jedes Unternehmen.
Keine E-Rechnung
- PDF per E-Mail
- Eingescannte Papierrechnung
- Rechnung als Bilddatei
E-Rechnung nach EN 16931
- XRechnung
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1
- Pflichtangaben im strukturierten Datenteil
// Das Bundesfinanzministerium hat im Oktober 2025 präzisiert: Stehen Pflichtangaben nicht im strukturierten Teil, kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein.
ERP und CRM: Wann sich eine Einführung lohnt
Warenwirtschaft, Auftragsabwicklung und Kundenverwaltung laufen in vielen kleinen Betrieben über Tabellen, E-Mail und Zuruf. Das funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert: bei Wachstum, beim Ausscheiden einer Schlüsselperson oder wenn Kunden digitale Schnittstellen verlangen. Ein ERP- oder CRM-System löst diese Probleme nicht von selbst, es macht Abläufe sichtbar und verbindlich. Deshalb ist die wichtigste Vorarbeit nicht die Softwareauswahl, sondern die Beschreibung der eigenen Prozesse.
Trend: Der aktuelle Trend geht weg von Standard SaaS Software, hin zur hauseigenen Umsetzung. Dies spart auf lange Sicht Geld, macht unabhängig von Drittländern und ermöglicht das exakte abbilden von hauseigenen Prozessen.
Automatisierung mit Augenmaß
Zwischen „alles per Hand“ und „vollständig integriertes System“ gibt es Zwischenstufen: automatisches Auslesen von Eingangsrechnungen, Schnittstellen zwischen Onlineshop und Warenwirtschaft, digitale Zeiterfassung, automatische Weiterleitung von Anfragen. Viele dieser Schritte sind mit überschaubarem Aufwand umsetzbar und in den Praxisbeispielen dokumentiert.
