Praxisbeispiel CRM für die Immobilienwirtschaft
Ausgangslage
Immobilienmakler bekommen Anfragen aus mehreren Richtungen gleichzeitig: über das Kontaktformular der eigenen Website, per E-Mail von ImmoScout und Immowelt, aus Anzeigen bei Meta und Google, über Empfehlungen und über das Telefon. Jeder Kanal liefert in einem anderen Format, und keiner sagt, was er gekostet hat. Die übliche Folge ist bekannt: Anfragen liegen im Postfach, jemand antwortet, jemand anderes fragt drei Tage später nach, und am Monatsende weiß niemand, welcher Kanal die Kunden gebracht hat und welcher nur Budget verbraucht. Wer wissen will, ob sich eine Kampagne gelohnt hat, rechnet in einer Tabelle nach, die schon beim Anlegen veraltet war. Größere Maklerketten lösen das über Franchise-Systeme mit zentralem Marketing. Der Preis dafür sind Lizenzgebühren und die eigene Marke. Für inhabergeführte Büros ist das selten attraktiv.
Vorgehen
Entstanden ist daraus die Makler-Zentrale, eine mandantenfähige Software, in der mehrere eigenständige Maklerunternehmen dieselbe Plattform nutzen, ohne sich Daten zu teilen. Jedes Unternehmen arbeitet in seinem eigenen abgeschotteten Bereich, mit eigenem Branding und eigenen Zugängen für die Mitarbeitenden. Der Kern ist die Erfassung. Anfragen von der eigenen Website laufen über eine Schnittstelle direkt ins System und bringen die Herkunft mit: Quelle, Kampagne, Anzeigengruppe, Suchbegriff. Portalanfragen von ImmoScout und Immowelt kommen per E-Mail an und werden automatisch ausgelesen. Dazu kommen CSV-Import für Bestandslisten und die manuelle Anlage für Anrufe. Doppelte Einträge erkennt das System selbst.
Danach läuft jede Anfrage durch dieselben Stufen, von neu über kontaktiert und qualifiziert bis Termin, Angebot und schließlich gewonnen oder verloren. Jeder Wechsel wird mit Zeitstempel und Bearbeiter protokolliert. Daraus ergibt sich nebenbei die Reaktionszeit, also die Kennzahl, an der sich im Maklergeschäft entscheidet, wer den Auftrag bekommt. Neue Anfragen melden sich von selbst, per E-Mail oder über WhatsApp. Bei WhatsApp nutzt jedes Unternehmen seinen eigenen Zugang und seine eigene Nummer, damit beim Empfänger der Makler steht und nicht die Plattform.
Die Auswertung verbindet Anfragen mit Geld. Wer sein Monatsbudget je Kanal einträgt, sieht Kosten pro Anfrage und Rendite je Quelle, dazu den Trichter über die Statusstufen und die Kampagnen mit den meisten Abschlüssen. Angebunden sind außerdem die CRM-Systeme propstack und onOffice sowie CleverReach für Newsletter mit Double-Opt-In. Ein Teil, der sich im Verkauf als überraschend wirksam erwiesen hat, ist der Eigentümer-Bericht: Für eine einzelne Immobilie lässt sich auf Knopfdruck ein PDF im Layout des Maklers erzeugen, das zeigt, welche Anfragen das Objekt über welche Kanäle erzeugt hat. Interne Zahlen wie Kosten und Rendite stehen bewusst nicht darin.
Zwischenstand
Die Software ist seit Ende Juni 2026 im Beta-Betrieb, funktional vollständig für die geplanten Bausteine und mit 147 automatisierten Tests abgesichert. Parallel laufen drei weitere Ausbaustufen: erweiterte Kundenverwaltung mit Support-Zugang für den Betreiber, Lead-Import und Reporting auf Mandantenseite sowie eine Runde Fehlerbehebung und Oberflächenarbeit.
Was schwieriger war als gedacht
Die Software liegt auf einem gewöhnlichen Webhosting-Paket, was Kosten spart und für diese Größenordnung völlig ausreicht. Solche Pakete lassen zeitgesteuerte Aufgaben allerdings häufig nur alle fünf Minuten laufen. Genau daran hängen aber die Benachrichtigungen. Eine Anfrage konnte also bis zu fünf Minuten liegen, bevor das Handy klingelte. Für die meisten Abläufe ist das belanglos, ausgerechnet beim Erstkontakt aber nicht. Die Lösung besteht darin, Website-Anfragen sofort beim Eingang zu melden und alles Übrige im Fünf-Minuten-Takt zu belassen. Der Punkt daran ist allgemeiner Natur: Eine Entscheidung über die Infrastruktur, die rein technisch aussieht, entscheidet am Ende mit darüber, wie schnell ein Betrieb auf Kundenanfragen reagieren kann. Wer das erst nach dem Livegang bemerkt, baut nach.
Aufwand und Dauer
Von der ersten Architekturentscheidung bis zur betriebsbereiten Software vergingen rund drei Tage konzentrierter Entwicklungsarbeit, verteilt über Ende Juni 2026. Möglich war dieses Tempo, weil die Umsetzung KI-gestützt erfolgte: Die Architektur wurde vorab schriftlich festgelegt, in Meilensteine zerlegt und dann abgearbeitet, mit automatisierten Tests als Sicherungsnetz nach jedem Schritt.
Was sich übertragen lässt
Der Kern des Projekts ist keine Immobilienfrage. Jeder Betrieb, bei dem Anfragen aus mehreren Kanälen kommen, steht vor demselben Problem: Solange die Herkunft nicht miterfasst wird, lässt sich Marketing nicht bewerten. Das gilt für Handwerksbetriebe mit Anfrageformular und Portalprofil genauso wie für Maschinenbauer mit Messekontakten und Newsletter.
Drei Punkte lohnen sich unabhängig von der Branche. Erfassen Sie die Herkunft automatisch, nicht per Hand, sonst passiert es nicht. Messen Sie Ihre Reaktionszeit, bevor Sie über mehr Budget nachdenken. Und tragen Sie Ihre Kanalkosten ein, auch grob, denn ohne Kostenseite ist jede Lead-Statistik nur eine Zahl ohne Bedeutung.
Wo Ihr Betrieb bei diesen Fragen steht, zeigt der Selbstcheck. Zum Thema Auffindbarkeit und Kampagnen finden Sie mehr unter Sichtbarkeit & Online-Marketing, und Dienstleister aus der Region stehen im Partnerverzeichnis.
