Praxisbeispiel: Die Hausverwaltung ohne Aktenordner

Ausgangslage

Auslöser war die eingesetzte Verwaltungssoftware, die abgelöst werden sollte, weil sie sich nicht anbinden ließ. Der Alltag dahinter: Ruft ein Mieter wegen seiner Abrechnung an, sucht die Verwaltung an drei Stellen. Die Stammdaten liegen in der Branchensoftware, die Dokumente auf einem Netzlaufwerk, die Schadensmeldungen im E-Mail-Postfach, die Zählerstände auf Zetteln vom Ablesetermin.Dazu kam der Zugang von außen. Mieter, Eigentümer und beauftragte Handwerker brauchen unterschiedliche Ausschnitte derselben Daten. Solange es dafür keinen eigenen Weg gibt, läuft alles über Telefon und Mail der Verwaltung.

Vorgehen

1. Aufbau in zwei Teilen: dem Arbeitsplatz für die Verwaltung und einem getrennten, bewusst einfachen Portal für Mieter, Eigentümer und Handwerker.
2. Alles hängt an der Wohnung. Zu jeder Liegenschaft gehören ihre Einheiten, an jeder Einheit hängen die Zähler samt allen bisherigen Ständen, der Mietvertrag verbindet Wohnung und Mieter.
3. Der kaufmännische Teil: Abrechnungszeiträume, Kostenarten mit ihren Umlageschlüsseln, die Einzelabrechnung je Wohnung, offene Posten, Mahnwesen und die Übergabe an den Steuerberater.
4. Kommunikation als Vorgang statt als E-Mail: Schadensmeldungen bekommen einen eigenen Verlauf, Dokumente hängen direkt an Wohnung, Vertrag oder Person.
5. Das Mieterportal, in dem jeder nur seinen eigenen Teil sieht und die Zählerstände selbst einträgt.

Betrieb auf Open-Source-Grundlage, Server in Deutschland.

Ergebnis

Die Bearbeitung beginnt beim Anliegen statt bei der Suche. Ruft ein Mieter an, steht seine Wohnung mit Vertrag, Zählerständen, offenen Meldungen, Dokumenten und dem Stand seiner Abrechnung auf einer Seite. Zur erwarteten Wirkung, mit offener Rechnung: Der größte Einzelposten im Verwaltungsjahr ist die Nebenkostenabrechnung. Wer die Zählerstände von Zetteln abtippt und die Kosten aus mehreren Quellen zusammensucht, rechnet für eine Verwaltung mit rund hundert Einheiten erfahrungsgemäß mit mehreren Arbeitstagen allein für das Zusammentragen. Genau dieser Teil entfällt, weil Kosten, Umlageschlüssel und Zählerstände an einer Stelle vorliegen, letztere auch deshalb, weil Mieter sie über das Portal selbst eintragen. Was bleibt, ist das Prüfen und Freigeben.

Der zweite erwartete Effekt betrifft die Rückfragen. Jede Anfrage nach dem Stand einer Abrechnung, die ein Mieter im Portal selbst beantwortet bekommt, ist ein Anruf weniger.

Beides sind Erwartungswerte aus der Struktur der Arbeit, keine beim Kunden erhobene Messung. Wie stark der Effekt ausfällt, hängt von der Zahl der Einheiten und davon ab, wie viele Mieter das Portal tatsächlich nutzen.

Aufwand und Dauer

Das Projekt läuft seit Anfang 2026, die Weiterentwicklung ist laufend. Für eine Verwaltung, die umsteigt, liegt der Aufwand bei den eigenen Daten: Objekte, Einheiten, Verträge und laufende Abrechnungen sauber zu übernehmen ist die eigentliche Arbeit einer Umstellung, nicht die Software. Förderung wurde nicht in Anspruch genommen.

Was war schwieriger als gedacht?

Zwei Dinge, die man erst später vermisst. Das eine ist die strikte Trennung der Verwaltungen untereinander. Auf demselben System arbeiten mehrere Verwaltungen, und keine soll Daten einer anderen zu sehen bekommen. Das ist keine Einstellung, die man am Ende setzt, sondern eine Bauweise, die von Anfang an durchgehalten werden muss. Es gibt eigene automatische Tests, die genau das immer wieder versuchen.

Das andere ist die Nebenkostenabrechnung mit ihren Umlageschlüsseln. Sie lässt sich kaum vereinfachen, ohne an Belastbarkeit zu verlieren. Jede Verwaltung rechnet anders, und eine Abrechnung ist nur so gut wie der Schlüssel, auf dem sie beruht. Wer hier pauschaliert, spart sich Arbeit und handelt sich Widersprüche ein.