Praxisbeispiel: Ein System statt sieben

Zwei Handwerksbetriebe: Elektro und Sanitär/Heizung/Klima, 5 Mitarbeitende, sowie Elektro, Photovoltaik und Gebäudetechnik, bis 10 Mitarbeitende einschließlich Auszubildender. Beide anonymisiert auf Kundenwunsch. 

Ausgangslage

Beide Betriebe arbeiteten mit Branchensoftware, die an ihre Grenzen gestoßen war. Im einen Fall ließ sie sich weder erweitern noch mit der Buchhaltung verbinden. Im anderen hatte sich der Preis binnen zwei Jahren fast verdreifacht, ohne dass Funktionen hinzugekommen wären. Das war jeweils der Auslöser. Der Alltag dahinter sah so aus: Der Monteur ruft morgens im Büro an, um zu erfahren, wo er hinsoll, packt den Wagen nach Erfahrung und notiert auf der Baustelle alles auf einem Zettel. Netz hat er im Keller keins. Im Büro läuft derselbe Tag ein zweites Mal: Zettel abtippen, Bericht schreiben, Stunden erfassen, Material suchen und zuordnen. Am teuersten war, was gar nicht aufgeschrieben wurde. Material wandert vom Lager in den Wagen, auf die Baustelle und teilweise zurück, ohne dass diese Bewegungen irgendwo stehen. Am Jahresende stimmt die Inventur nicht, und was ein Projekt wirklich gekostet hat, bleibt eine Schätzung.

Entwicklung

1. Bestandsaufnahme der Abläufe in beiden Betrieben, mit dem Schwerpunkt auf den Stellen, an denen dieselbe Information zweimal angefasst wird.
2. Übernahme der Altdaten: in einem Fall 256 Kunden, 39 Lieferanten und 2.193 Materialpositionen, im anderen 8 Mitarbeitende mit 360 Projekten.
3. Aufbau der gemeinsamen Arbeitsumgebung, von der Anfrage über Angebot, Auftrag, Disposition und Baustelle bis zu Zeiterfassung, Material, Eingangsrechnung und Buchhaltung.
4. Mobile Erfassung für die Monteure: Aufmaß und Bericht per Sprache statt per Tastatur, vollständiger Offline-Betrieb für Keller ohne Empfang, Materialbuchung per Scan, das Fahrzeug als eigenes Lager im System.
5. Anbindung der Buchhaltung und Parallelbetrieb zum Altsystem, bis der Betrieb umstellen wollte.

Technisch 

Eigene Anwendung auf Open-Source-Grundlage, Server in Deutschland, Automatisierungen über n8n, Spracherkennung und Textverarbeitung über einen europäischen Anbieter. 

Ergebnis

Belegt aus der Umstellung selbst: Die kompletten Datenbestände beider Betriebe sind übernommen, beide arbeiten mit dem System, einer produktiv, einer im Parallelbetrieb zum Altsystem. Eine Bestandsaufnahme im Juli 2026 hat die Anwendung gegen 105 konkrete Alltagssituationen beider Gewerke gehalten, 55 aus Sanitär, Heizung und Klima und 50 aus dem Elektrohandwerk. Zur erwarteten Wirkung, mit offener Rechnung: Der Doppelaufwand entsteht dort, wo ein Zettel abends abgetippt wird. Rechnet man bei fünf Monteuren mit je 15 Minuten täglich, sind das rund 6 Stunden pro Woche allein für Erfassung, die entfällt, weil die Daten schon im System stehen. Bei einem Stundenverrechnungssatz von 60 Euro entspricht das etwa 1.500 Euro im Monat. Beim Material kommt ein zweiter Effekt dazu, der schwerer zu beziffern, aber im Handwerk bekannt ist: Restmaterial, das im Fahrzeug verschwindet, taucht in keiner Inventur auf und wird beim nächsten Auftrag neu gekauft. Diese Zahlen sind Erwartungswerte auf Basis der beschriebenen Annahmen, keine beim Kunden erhobene Messung. Wie hoch der Effekt im einzelnen Betrieb ausfällt, hängt von der Zahl der Monteure und der bisherigen Arbeitsweise ab.

Aufwand und Dauer: 

Vorbereitung ab Frühjahr 2026, seit Sommer 2026 im Betrieb, laufende Betreuung im Monatsvertrag. Für den Betrieb liegt der eigentliche Aufwand nicht in der Software, sondern in den eigenen Stammdaten: Kunden, Artikel, Lieferantenkonditionen und Berichtsvorlagen sauber zu übernehmen. Größenordnung für einen Betrieb dieser Größe: 299 Euro im Monat für die Arbeitsumgebung, kein Einrichtungsentgelt, monatlich kündbar. Förderung wurde in beiden Fällen nicht in Anspruch genommen.
 

Was war schwieriger als gedacht?

Zwei Dinge, die man vorher unterschätzt. Der Offline-Betrieb. Eine App, die im Keller weiterarbeitet und später nachträgt, braucht für jeden Vorgang eine eigene Zwischenspeicherung und für jeden Fall eine Regel, in dem sich zwei Stände widersprechen. Sieben solcher Sammelstellen sind dafür entstanden. Das ist Arbeit, die man dem fertigen Produkt nicht ansieht. Und die Datenübernahme aus dem Altsystem. Die 295 Altartikel des einen Betriebs trugen interne Schlüssel statt Händler-Artikelnummern. Ohne ein eigenes Zuordnungswerkzeug wäre beim Import ein doppelter Katalog entstanden. Das ist der Punkt, an dem eine Umstellung in der Praxis scheitert, nicht die Software.