Praxisbeispiel: Eine Agentur baut ihr eigenes Werkzeug

Ausgangslage

Agenturen verkaufen Zeit. Trotzdem lag bei der Agentur, um die es hier geht, genau diese Zeit an mehreren Stellen: Arbeitszeit und Urlaub in einem Zeiterfassungsprogramm, Angebote und Rechnungen in einem zweiten, Kundendaten und Anfragen im Postfach. Die monatlichen Betreuungsverträge, sogenannte Retainer, wurden in einer Tabelle nachgehalten. Am Monatsende hieß das: Stunden exportieren, gegen das Kontingent rechnen, Mehrstunden suchen, Rechnung schreiben.

Das Problem war weniger die Arbeit als der Verlust dabei. Was beim Übertragen nicht auffällt, wird nicht abgerechnet. Dazu kam die Preislogik der gängigen Agentursoftware: Bezahlt wird fast überall pro Kopf. Jede neue Mitarbeiterin, jeder Azubi erhöht die Lizenzkosten, auch wenn er nur Zeiten bucht.

Vorgehen

Statt ein weiteres Werkzeug dazuzunehmen, hat die Agentur ab Mitte September 2026 ein eigenes gebaut, zunächst für den Eigenbedarf. Entstanden ist ARVENDA, eine mandantenfähige Software für Agenturen und Dienstleister, die nach Stunden arbeiten.

1. Vorab festgelegt: wenige Grundentscheidungen schriftlich, etwa zu Rollen, Datenmodell und Preisen, bevor eine Zeile Code entstand.
2. Aufbau in Phasen: Kunden, dann Projekte und Aufgaben, dann Zeiterfassung und Retainer, dann Angebote und Rechnungen, dann Auswertungen. Jede Phase wurde erst nach automatischen Tests live gestellt.
3. Die Zeiterfassung ist von jeder Seite aus startbar, nicht nur über einen Menüpunkt. Wer Zeit erst suchen muss, um sie zu buchen, bucht sie nicht.
4. Retainer bekommen ein festes Stundenkontingent. Nicht genutzte Stunden wandern in den Folgemonat, Mehrstunden werden wahlweise übertragen oder zum Stundensatz abgerechnet.
5. Abgerechnete Zeit wird direkt zur Rechnung, inklusive E-Rechnung (XRechnung), Mahnwesen und Online-Zahlungslink. Wer seine Buchhaltung schon in Lexware Office führt, kann Kunden und Rechnungen dorthin übergeben.

Betrieb auf Servern in Deutschland, Umsetzung KI-gestützt.

Ergebnis

Seit Ende September 2026 läuft die Agentur auf dem eigenen System, das bisherige Zeiterfassungsprogramm wird abgelöst. Ein Kunde ist jetzt eine Seite: Ansprechpartner, laufende Projekte, gebuchte Zeiten, Retainer-Stand, offene Angebote und Rechnungen. Für jedes Projekt zeigt eine Ampel, ob Termin und Budget halten, und der Deckungsbeitrag zeigt, was nach den eigenen Kosten übrig bleibt. Zur erwarteten Wirkung, mit offener Rechnung: Bei einem Team von fünf Personen, das am Monatsende je eine Stunde mit dem Abgleich von Zeiten und Kontingenten verbringt, entfallen rund fünf Stunden pro Monat. Größer ist der zweite Effekt, der sich schwer beziffern lässt: Zeit, die bisher beim Übertragen verloren ging, landet jetzt auf der Rechnung. Beides sind Erwartungswerte aus der Struktur der Arbeit, keine gemessenen Werte.

Beteiligte Partner

Entwicklung und Betrieb durch den Anbieter selbst, Hosting bei einem deutschen Rechenzentrumsbetreiber, Zahlungsabwicklung über Stripe, optionale Anbindung an Lexware Office.

Aufwand und Dauer

Vom ersten Grundsatzpapier bis zum produktiven Einsatz vergingen rund zweieinhalb Wochen, von Mitte September bis Anfang Oktober 2026. Die Weiterentwicklung läuft. Der Aufwand für einen Betrieb, der umsteigt, liegt wie so oft nicht in der Software, sondern in den eigenen Daten: Kunden lassen sich per CSV- oder Excel-Import übernehmen, Stundensätze, Retainer und Briefpapier müssen einmal sauber angelegt werden. Größenordnung für andere Nutzer: Pauschale je Plan statt Preis je Nutzer, von 25 Euro im Monat für Einzelpersonen bis 379 Euro für größere Teams. Förderung wurde nicht in Anspruch genommen.

Was war schwieriger als gedacht?

Zwei Dinge. Das erste ist die Trennung der Mandanten. Auf demselben System arbeiten mehrere Firmen, und keine darf die Daten einer anderen sehen. Das lässt sich nicht nachträglich einstellen, es muss in jeder Abfrage von Anfang an stimmen und wird durch eigene Tests laufend überprüft. Das zweite ist die Frage, in wessen Namen geschrieben wird. Ein Angebot oder eine Rechnung, die eine Agentur aus der Software verschickt, muss vollständig nach dieser Agentur aussehen: ihr Logo, ihre Kontaktdaten, ihr Absender. Der Softwareanbieter taucht dort nirgends auf. Das klingt selbstverständlich, betrifft aber jede Mail, jedes PDF und jede öffentliche Seite und musste an vielen Stellen nachgezogen werden.

Was sich übertragen lässt

Der übertragbare Teil ist nicht die Software, sondern der Grundsatz: Zeit muss dort erfasst werden, wo sie entsteht, und ohne erneutes Abtippen auf der Rechnung landen. Jede Übergabe zwischen zwei Programmen ist eine Stelle, an der abrechenbare Arbeit verloren geht. Das gilt für Agenturen genauso wie für IT-Dienstleister, Ingenieurbüros oder Beratungen.

Drei Fragen lohnen sich unabhängig vom Werkzeug. Wie viele Programme fasst eine Stunde an, bis sie bezahlt ist? Wissen Sie am 20. des Monats, wie viel von jedem Retainer verbraucht ist? Und steigen Ihre Softwarekosten mit jeder Einstellung?

Wo Ihr Betrieb bei der Digitalisierung steht, zeigt der Selbstcheck. Dienstleister aus der Region finden Sie im Partnerverzeichnis.

Transparenzhinweis: ARVENDA ist ein Produkt von argenwerk in Wangen im Allgäu, das an der Umsetzung von StartDigital beteiligt ist. Die Nennung erfolgt als Praxisbeispiel und nicht als Empfehlung. Vergleichbare Lösungen anderer Anbieter finden Sie über das Partnerverzeichnis.